Le service de documentation réunit, organise et gère de manière rigoureuse et ordonnée une variété de documents et de ressources liés aux projets en cours, collectant ainsi les références historiques et patrimoniales nécessaires à éclairer le travail de l’ensemble d’une équipe. C’est une approche est à mettre en place en collaboration et en bonne intelligence entre les différents membres et acteurs d’un projet.
La collecte de documents nécessite la consultation de nombreuses ressources et bases documentaires sur Internet, mais également le déplacement physique pour accéder à certaines archives. Cette collecte rassemble les documents pertinents et forme un corpus très hétérogène comprenant des plans, des dessins, des photographies, des cartes, des relevés topographiques, des textes historiques, des articles de recherche, des normes et réglementations, etc.
Cette masse documentaire est à organiser de manière méthodique et logique en utilisant des systèmes de classification et d’indexation pour faciliter la recherche et l’accès rapide aux informations nécessaires. Ces données viennent en soutien du travail des architectes du patrimoine ou des paysagistes leurs permettant d’étayer leurs propositions, de développer des solutions respectant les valeurs du patrimoine ou du site.
Le documentaliste s'assure également que l'utilisation des documents et des images est conforme aux droits d'auteur et aux réglementations en vigueur, garantissant ainsi l'intégrité et la légalité de la documentation utilisée.